Job position

HR Operations Assistant – Alternance Septembre 2022 (F/H/NB)

Human Resources, Apprenticeship and Professional Training Contract

Description du poste

Au sein du département RH d’Ubisoft Paris Studio, l’équipe HR Operations a pour mission d’accompagner plus de 1000 collaborateurs et collaboratrices sur les sujets RH du quotidien. 

Sous la responsabilité de la HR Operations Specialist, vous gérez un périmètre de collaborateurs (CDI, CDD, stagiaires et alternant·es) et vous accompagnez trois autres HR Operations Specialists dans leurs missions quotidiennes. Vous travaillez en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe HR Operations ainsi que les équipes Recrutement, HR Partners, Paie et Droit Social.

Gestion administrative RH et accompagnement des collaborateurs.rices  :

  • Gestion des arrivées et onboarding : suivi des arrivées, collecte et archivage des pièces administratives, formalités d’embauche (DPAE), création des dossiers RH des collaborateurs dans le SIRH, participation aux sessions d’accueil RH ;
  • Gestion contractuelle : rédaction des documents contractuels (contrats, avenants, conventions de stage…) et des attestations diverses en collaboration avec l’équipe de Droit Social ;
  • Pilotage de la gestion administrative tout au long du parcours : attestations diverses, suivi des absences, adhésion mutuelle, suivi des périodes d’essai etc ; 
  • Réponse aux questions des équipes sur l’ensemble des sujets RH du quotidien en ayant à cœur une expérience collaborateur de qualité (titres restaurant, mutuelle, congés, parentalité etc).

Gestion des mobilités internationales / recrutements internationaux :

  • Préparer, organiser et suivre les dossiers des collaborateurs en mobilité inter-filiales et recrutements internationaux, tant des collaborateurs étrangers que de leur famille :
    • Identifier la procédure adaptée et effectuer des recommandations ;
    • Monter et suivre les dossiers : autorisation de travail, visa, titre de séjour ;
    • Effectuer les démarches liées à la protection sociale ;
    • Coordonner les prestataires externes : déménagement, relocation, immigration.
  • En lien avec notre équipe juridique et l’équipe Mobilité internationale du siège, veiller au respect des politiques Ubisoft, et des textes légaux en matière de droit d’immigration, droit social et fiscal ;
  • Effectuer une veille juridique en matière de droit du travail, droit de l’immigration et tendances RH, notamment liées à l’onboarding ;
  • Accueil du collaborateur et organisation de son intégration au sein du studio, et animation de la communauté internationale ;
  • Participation à des projets visant à améliorer l’accueil et l’intégration de nos collaborateurs étrangers (refonte et mise à jour documents de communication à destination des collaborateurs, réflexion sur de nouvelles actions d’onboarding… ).

Participation à des projets transverses en fonction de l’actualité de l’équipe :

  • Aide à la refonte des process sur le suivi administratif des collaborateurs.rices ;
  • Aide à la réflexion sur le parcours d’onboarding ;
  • Aide à la production de communication, rapports ou reporting.

Qualifications

  • Etudiant·e en formation supérieure (avec idéalement une spécialisation en RH), vous souhaitez rejoindre un environnement dynamique et innovant, en contact quotidien avec les équipes ;
  • Vous savez faire preuve d’une très grande rigueur et vous avez de fortes capacités d’organisation ;
  • Doté·e d’un bon relationnel, vous avez également le sens du service et vous aimez le travail en équipe, particulièrement dans un environnement multiculturel ;
  • Vous êtes curieux·se et savez faire preuve de proactivité et d’anticipation ;
  • Un bon niveau d’anglais est requis : vous devez pouvoir interagir avec les collaborateurs·rices de votre périmètre ne parlant pas français.

 Alternance d’un an à pourvoir à partir de Septembre 2022 : merci de préciser votre rythme d’alternance dans votre message de candidature.

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